mai 1, 2020

LFH – Assemblée générale ordinaire du 2 juin 2020 – convocation et ordre du jour

Chers Présidents,

Chers Secrétaires,

Nous espérons avant toute autre considération que vous vous portez bien ainsi que vos proches !

En cette période très particulière, tous les agendas ont également été bousculés et l’Assemblée générale extraordinaire du 17 mars dernier n’a bien évidemment pas pu avoir lieu. Après consultation des différentes instances au sein de la fédération, il nous a paru préférable de rassembler les AG extraordinaire et ordinaire en une seule réunion et d’avancer par conséquent la date du 20 juin initialement prévue pour l’AG ordinaire.

Nous avons par conséquent le plaisir de vous convier à l’Assemblée générale ordinaire statutaire de la Ligue Francophone de Hockey qui se tiendra le mardi 2 juin 2020 à 18h30.

Pour des raisons évidentes d’organisation et de distanciation sociale, celle-ci aura lieu par vidéoconférence, conformément au prescrit de l’Arrêté de pouvoirs spéciaux n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19, prorogé désormais jusqu’au 30 juin 2020.

L’Assemblée générale de la LFH sera par ailleurs suivie de l’Assemblée générale statutaire de l’ARBH qui aura lieu le même jour à 20h (convocation par mail distinct).

Vous trouverez ici :

la convocation et l’ordre du jour de l’Assemblée générale ;
une procuration au cas où vous ne pourriez pas être présent(s) à distance – merci de bien vouloir nous le signaler afin que nous puissions en tenir compte dans les inscriptions et listes de présence ;
le projet de procès-verbal de l’AG du 16 juin 2019 (qui vous avait déjà été transmis préalablement) ;
concernant le point « Finances » :
- les comptes et résultats pour l’année 2019 sous format BNB ;
- les résultats 2019, le budget 2020 initial (déjà transmis) ainsi que le budget révisé ;
- le rapport des réviseurs aux comptes ;
- le rapport de gestion, prévu pour l’AG du 17 mars dernier et dont la partie concernant 2020 devra encore être adaptée à notre nouvelle réalité financière.
les propositions de modifications des statuts, d’une part et du Règlement d’ordre intérieur, d’autre part.

Inscription

Voici le lien pour l’inscription à l’AG : https://fr.surveymonkey.com/r/M9MW32D

Nous enverrons par la suite le lien « Go To Webinar » via le secrétaire du club.

Webinaires préparatoires

Étant donné qu’il sera difficile d’organiser un débat contradictoire efficace le jour-même de l’Assemblée générale, nous avons prévu plusieurs séances d’information et de questions/réponses, sous forme de webinaires, préalables à l’AG.

Afin de bloquer d’ores et déjà vos agendas, ces webinaires auront lieu selon le planning suivant :

lundi 11 mai 2020 à 18h : Statuts – Règlement d’ordre intérieur – Licence Club
jeudi 14 mai 2020 à 20h : Finances (LFH & ARBH)
lundi 18 mai 2020 à 18h30 : Réforme Jeunes U14-U19 (mécanisme d’index)
lundi 25 mai 2020 à 20h : Réforme Belgian League Division d’Honneur.

Les invitations pour chacun de ces webinaires suivront très prochainement par mails séparés.

Modalités de présence et de vote

Rappelons les règles habituelles à suivre en matière de présence (ou de représentation) et de droit de vote qui sont prévues respectivement à l’article 11 des Statuts de la LFH et à l’article 4 du R.O.I. de la LFH. Rappelons-en les éléments essentiels :

l’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs
chaque membre effectif a le droit de se faire représenter à l’assemblée générale
seuls les membres effectifs peuvent participer au vote
à l’exception de son président ou de son secrétaire, le représentant d’un membre effectif doit être porteur d’une procuration écrite
aucun mandataire ne peut représenter plus de deux membres effectifs
pour bénéficier du droit de vote, tout membre effectif doit être en règle de cotisation avec la LFH et l’ARBH.

S’agissant d’une AG au cours de laquelle les statuts devront être adaptés, un quorum de présence (ou de représentation) des 2/3 des clubs est requis.

Enfin, compte tenu du caractère exceptionnel de l’organisation d’une assemblée générale à distance, nous avons également prévu un mode de vote électronique sécurisé et garantissant l’anonymat du vote, dont vous trouverez les détails ci-joint.

Il est important de préciser que chaque club ne disposera que d’un seul « bulletin de vote » sous forme de lien unique.

Il est donc primordial de nous transmettre, en même temps que votre inscription l’adresse e-mail de la personne qui devra recevoir ce lien.

Bien sportivement,

L’équipe LFH